In caso di eventi a libero accesso, per esporre al pubblico riproduzioni di documenti conservati presso l’Archivio di Stato di Ravenna è necessario inviare una comunicazione all’indirizzo email as-ra@cultura.gov.it in cui, oltre a descrivere l’evento, se ne specificano natura e finalità; alla email va inoltre allegata copia della riproduzione che si intende esporre. Una volta ricevuta tale comunicazione, che dovrà pervenire almeno trenta giorni prima dell’evento, l’Istituto potrà disporre limitazioni e fornire prescrizioni a riguardo. L’interessato dovrà quindi compilare l’apposito modulo, impegnandosi a indicare, in calce alle riproduzioni che verranno esposte, la provenienza e la collocazione archivistica dei documenti, secondo le indicazioni fornite dal personale dell’Archivio.

In caso di eventi a ingresso a pagamento, l’esposizione al pubblico è soggetta ad autorizzazione. La richiesta, corredata di marca da bollo da 16 €, va presentata in originale almeno trenta giorni prima dell’evento, utilizzando l’apposito modulo; alla richiesta va allegata copia della riproduzione che si intende esporre. Il richiedente si impegna a indicare, in calce alle riproduzioni, la provenienza e la collocazione archivistica dei documenti, e a riportare la dicitura “su concessione MiC – ASRa, autorizzazione n°…/…” (numero del provvedimento, anno).

Sono esenti dal pagamento del bollo le amministrazioni dello Stato, le Regioni, le Province, i Comuni, i loro consorzi e associazioni, le comunità montane e le organizzazioni ONLUS.