Informativa sulla Privacy (Privacy Policy)

1. Titolare del Trattamento dei Dati e Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il Titolare del trattamento è il Ministero della Cultura (MIC), con sede in Via del Collegio Romano 27, 00186 Roma.
L’Archivio di Stato di Ravenna (con sede in Piazza dell’Esarcato 1, 48121 Ravenna) tratta i dati in qualità di struttura periferica dell’Amministrazione.

• Email istituzionale: as-ra@cultura.gov.it
• PEC istituzionale: as-ra@pec.cultura.gov.it
• Responsabile della Protezione dei Dati (RPD / DPO): I contatti del DPO del Ministero della Cultura sono disponibili e costantemente aggiornati sul portale istituzionale del Ministero della Cultura.

2. Tipi di dati trattati e finalità del trattamento

L’Istituto tratta i dati personali per lo svolgimento delle proprie funzioni istituzionali di tutela, conservazione, valorizzazione e consultazione del patrimonio documentario, in particolare:

• Dati di navigazione sul sito web: I sistemi informatici acquisiscono automaticamente alcuni dati tecnici (es. indirizzi IP, orari di connessione) al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento.
• Dati forniti volontariamente dall’utente: Nome, cognome, email o telefono inseriti nei moduli di contatto o inviati tramite email per richieste di informazioni, ricerche genealogiche o storiche a distanza.
• Dati per l’accesso ai servizi dell’Istituto (Sala Studio e Riproduzioni): Dati anagrafici, estremi del documento di identità e oggetto della ricerca, raccolti tramite le domande di ammissione alla Sala Studio (comprese le attività della Sezione di Faenza) e i moduli di richiesta riproduzione dei documenti.
• Dati contenuti nei fondi archivistici (Finalità Storica): I documenti conservati dall’Archivio possono contenere dati personali, anche sensibili o giudiziari, relativi a persone defunte o viventi, raccolti originariamente dalle pubbliche amministrazioni o da privati nel corso dei secoli.

3. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali da parte dell’Archivio di Stato di Ravenna si fonda sulle seguenti basi legali:

• Esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare (art. 6, par. 1, lett. e del GDPR), con particolare riferimento alla conservazione e alla consultabilità dei documenti per fini di ricerca storica (art. 89 del GDPR e artt. 122-127 del D.Lgs. 42/2004).
• Adempimento di obblighi legali a cui è soggetto l’Istituto (art. 6, par. 1, lett. c del GDPR).

4. Particolarità del trattamento per scopi storici

Il trattamento dei dati personali contenuti nei documenti d’archivio storici non richiede il consenso degli interessati ed è sottoposto a tutele specifiche volte a garantire il diritto alla ricerca e alla memoria storica. Tale trattamento è regolato dalle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica (Allegato A5 al D.Lgs. 196/2003). I ricercatori che accedono ai documenti sono a loro volta vincolati al rispetto di tali regole nell’utilizzo e nell’eventuale pubblicazione dei dati appresi.

5. Modalità del trattamento e tempi di conservazione

Il trattamento viene effettuato con strumenti cartacei e informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

• I dati degli utenti della Sala Studio e delle richieste di riproduzione sono conservati per il tempo previsto dalle norme sui flussi documentali della PA e dallo scarto archivistico.
• I dati personali contenuti nei documenti storici tutelati hanno una conservazione permanente per loro natura intrinseca di patrimonio culturale dello Stato.

6. Destinatari dei dati

I dati raccolti non sono oggetto di diffusione a terzi per scopi commerciali o di profilazione. Possono essere comunicati esclusivamente a soggetti terzi nei soli casi in cui sia previsto da un obbligo di legge o per l’esecuzione di compiti istituzionali (es. organi di controllo, autorità giudiziaria). I dati sono trattati unicamente dal personale interno autorizzato e istruito.

7. Diritti degli interessati

Gli utenti (in qualità di interessati) possono esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, tra cui il diritto di accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, o la limitazione del trattamento.

Per i dati contenuti nei documenti storici a fini di ricerca, l’esercizio di alcuni diritti (come la cancellazione o l’opposizione) può essere limitato o escluso qualora rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento delle finalità storiche, così come previsto dall’art. 89 del GDPR e dalla normativa nazionale di settore.

Le istanze vanno rivolte direttamente all’Archivio di Stato di Ravenna ai contatti sopra indicati. Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali tramite il portale ufficiale del Garante Privacy.