Il prestito per mostre di documenti conservati presso gli Archivi di Stato è soggetto ad autorizzazione da parte della Direzione Generale Archivi.

Per richiedere in prestito documenti conservati presso l’Archivio di Stato di Ravenna è necessario inviare la richiesta al Direttore, almeno tre mesi prima dell’inizio dell’esposizione, utilizzando l’apposito modulo. Alla richiesta andranno allegati:

• scheda del progetto della mostra;
• scheda delle caratteristiche tecniche degli espositori e dei locali di esposizione;
• scheda della sicurezza dei locali di esposizione;
• elenco del materiale di cui si richiede il prestito con indicazioni del fondo di provenienza e della segnatura archivistica.

A seguito della richiesta, l’Archivio di Stato verifica lo stato di conservazione dei documenti, ne stabilisce il valore assicurativo e provvede a inoltrare la richiesta, corredata del parere del proprio Direttore, alla Direzione Generale Archivi.

Ottenuta l’autorizzazione, il prestito è confermato agli organizzatori che devono comunicare il nome della ditta che eseguirà il trasporto dei documenti e, alla consegna dei pezzi, devono trasmettere copia della polizza assicurativa da chiodo a chiodo, comprensiva quindi della fase di trasporto dei materiali.