Social Media Policy (SMP)

La Social Media Policy (SMP) dell’Archivio di Stato di Ravenna è l’insieme delle regole con cui l’Istituto disciplina la sua presenza sulle piattaforme Social Media per finalità istituzionali utilizzando i canali come strumenti di comunicazione strategica a integrazione del sito web www.archiviodistatoravenna.it, con l’obiettivo di valorizzare il patrimonio archivistico, promuovere l’offerta culturale ed educativa e creare azioni di coinvolgimento e partecipazione con la comunità e altre istituzioni, favorendo un’esperienza archivistica moderna e inclusiva.
La SMP è stata sviluppata per guidare l’uso responsabile dei canali social istituzionali.

Di seguito sono definite le modalità di gestione di questi canali e le regole di moderazione sia con l’utenza e con i dipendenti.

Account ufficiali

L’Archivio di Stato di Ravenna è presente sulle piattaforme social con i seguenti account ufficiali:

• Facebook https://www.facebook.com/archiviodistatodiravenna
• Instagram https://www.instagram.com/archiviodistatodiravenna
• Youtube https://www.youtube.com/@archiviodistatodiravenna

I contenuti

Tutti i contenuti pubblicati, sia testuali che visivi, sono creati dai referenti per la comunicazione istituzionale in stretta collaborazione con la direzione. I diritti di proprietà intellettuale di tali contenuti sono di pertinenza esclusiva dell’Archivio di Stato di Ravenna e dell’autore originale, quando esplicitato.

Gli utenti sono autorizzati a condividere, commentare e utilizzare i suddetti contenuti nel rispetto dei termini di servizio di ciascun canale social, con l’obbligo di menzionare chiaramente l’Archivio di Stato di Ravenna e l’autore.

È severamente vietato qualsiasi altro utilizzo e riproduzione senza previa autorizzazione specifica da parte dell’Archivio di Stato di Ravenna.

Regole di comportamento degli utenti sui canali istituzionali

L’Archivio di Stato di Ravenna reputa i canali social come uno spazio democratico, e riconosce agli utenti dei propri canali il più largo diritto partecipativo attraverso l’invio di commenti e messaggi diretti, ma tuttavia esige che tali interventi siano fatti nel rispetto delle norme di educazione, delle diverse opinioni e dell’inclusività.
Infatti l’Istituto incoraggia il confronto come scambio culturale e non attua una censura preventiva, invitando gli utenti a esprimere le proprie opinioni con correttezza, educazione e attinenza al tema specifico delle discussioni.

Regole di comportamento dei dipendenti dell’Archivio di Stato di Ravenna sui canali istituzionali e personali

Il personale che utilizza il proprio account per pubblicare o commentare attività o decisioni dell’Istituto è tenuto a rispettare il Regolamento contenente il codice di comportamento dei dipendenti pubblici (in particolare l’art. 11-ter “Utilizzo dei mezzi di informazione e dei social media” introdotto dal D.P.R. n. 81 del 2023) mantenendo un comportamento che non danneggi l’immagine e la reputazione dell’Istituto al quale appartiene.
Di conseguenza, sugli account social personali, i dipendenti dell’Archivio di Stato di Ravenna sono vincolati a non:

• utilizzare il nome, il logo e la reputazione dell’Archivio di Stato di Ravenna al di fuori degli scopi istituzionali;
• divulgare online informazioni riservate acquisite nel contesto delle proprie mansioni o su attività lavorative, servizi, progetti e documenti non ancora resi pubblici o comunque riservati;
• comunicare problematiche riguardanti l’ambito lavorativo;
• danneggiare la reputazione dei colleghi, dell’istituto e della direzione.

La violazione di tali norme comporta la possibilità di sanzioni disciplinari, senza pregiudizio per i casi di responsabilità penale, civile e amministrativa.

Violazione della SMP

I canali social dell’Archivio di Stato di Ravenna non possono essere utilizzati per insulti, turpiloquio, minacce o atteggiamenti discriminatori e lesivi della dignità delle persone, delle istituzioni, di enti, associazioni, aziende e di chi gestisce e modera i canali social. La violazione di tali regole prevederà la rimozione dei commenti e post lesivi. Non sono accettati contenuti che promuovono discriminazioni di qualsiasi tipo, insulti, minacce, contenuti sessuali, sollecitazioni illegali o atteggiamenti che violino la privacy delle persone o la sicurezza dei sistemi pubblici. Ogni utente è responsabile dei propri commenti e delle proprie interazioni con i post, assumendosi piena responsabilità delle conseguenze giuridiche, civili e penali derivanti da tali comportamenti.

Applicazione del ban

Nel caso di prima violazione delle regole, il commento ritenuto offensivo e non conforme verrà cancellato e l’utente riceverà un primo avviso da parte dell’account. Successivamente sarà soggetto a blocco. In caso di violazioni quali minacce, l’utente potrà essere segnalato alle forze dell’ordine.

Monitoraggio e moderazione

Tutti gli account sono soggetti a monitoraggio costante, e gli incaricati della comunicazione autorizzati dalla direzione dell’Archivio di Stato di Ravenna si impegnano a leggere i messaggi e a rispondere alle domande nel minor tempo possibile. I tempi di risposta possono variare in base alla natura della domanda e al periodo necessario per ottenere le informazioni richieste, considerando anche l’orario lavorativo. In situazioni pertinenti, i responsabili si riservano il diritto di collegare direttamente l’utente con l’ufficio competente.

Privacy

Il trattamento dei dati personali degli utenti risponde alle policy delle piattaforme utilizzate, accettate al momento della registrazione e in ogni caso d’uso. I dati sensibili postati pubblicamente verranno rimossi, e i dati condivisi attraverso messaggi privati saranno trattati nel rispetto delle leggi italiane sulla privacy.

Contatti

Gli utenti possono inviare segnalazioni a: as-ra@cultura.gov.it